Word und Excel? Gut fürs Schreiben und Kalkulieren. Schlecht für Ihre Buchhaltung.

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Denn digitale Belege, die sich nachträglich leicht verändern lassen, können teuer werden.

Ist das praktisch, oder? Schnell in Word oder Excel das Angebot oder die Rechnung erstellen, per Mail verschicken oder geschickt bekommen, auf dem Rechner ablegen, fertig. Und wenn dann das Datum der Erstellung verkehrt war, einfach später mal eben … nein, bloß nicht! Und Word, Excel und Co eignen sich als Dateiformat für Angebote oder Rechnungen auch nicht wirklich. Zumindest, wenn diese steuerrelevanten Ausgangsbelege nie ausgedruckt, sondern nur digital gespeichert werden.

Und wo liegt jetzt das Problem?

Denn ist digital nicht schließlich die Zukunft? Ist sie auch! Aber wie das in Deutschland nun mal (aus gutem Grund!) so ist, muss auch die Digitalisierung geregelt werden. Dafür gibt es die GoBD.

Okay, einmal formulieren wir dieses Grundsatzungetüm für Sie aus, und dann ist gut: GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Und hier die Übersetzung: Belege, die ausschließlich digital verwendet werden, müssen in ein Dateiformat gespeichert werden, das nachträglich nicht verändert werden kann – oder so, dass jegliche spätere Veränderung zu hundert Prozent nachvollzogen werden kann.

Das gilt für Rechnungen, Angebote, Lieferscheine … und zwar sowohl für Eingangs-, also auch für Ausgangsbelege. Wohlgemerkt: Wir sprechen hier ausschließlich von Dateien. Wenn Sie einen Ausdruck mit Rot markieren und dann in einen Pappordner ablegen, kann man das natürlich nachvollziehen.

Und seit wann ist das so?

Das Thema ist jetzt nicht so ganz neu, denn gültig ist die GoBD bereits seit 2015, es begegnet mir in der Praxis aber immer wieder. Zumal zum 1. Januar 2017 auch alle Übergangsfristen abgelaufen sind, was bedeutet: Alle Hintertürchen sind zu. Es wird also ernst, falls Sie sich da bisher noch keinen Kopf zu gemacht haben sollten. Denn Sie als Steuerpflichtiger tragen, auch wenn wir zum Beispiel für Sie die Buchführung übernehmen, die alleinige Verantwortung für das korrekte Abspeichern der digitalen Belege. Ganz nach dem Motto: „Steuerberater schützt nicht vor Strafe!“

Und wen betrifft dieses GoBD-Ding jetzt konkret?

Jeden Steuerpflichtigen mit Gewinn-Einkünften sowie nicht buchführungspflichtige Unternehmer, vor allem jene, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen. Sie sind besonders gefordert, wenn es darum geht, die GoBD-Regelungen einzuhalten.

Und wenn ich da mal alle Fünfe grade sein lasse?

Sind Sie unter Umständen ganz schön angeschmiert. Alte Buchführungsregel: Alle Belege müssen mindestens 10 Jahre UNVERÄNDERT aufbewahrt werden, das gilt für digitale Formate genauso. Machen Sie das nicht und fällt das bei der Steuerprüfung, die natürlich irgendwann auch Sie erreichen wird, auf, kann es sein, dass der Vorsteuerabzug nicht anerkannt wird. Sind je nach Unternehmen und Branche dann mal eben 7 bis 19 Prozent, die Sie, wenn es ganz blöd läuft, zurückzahlen müssen. Kann teuer werden. Und: Auch eine Steuerschätzung kann das Finanzamt anordnen. Wollen Sie alles nicht. Wir auch nicht. Deshalb solche Fehler bitte vermeiden.

Und wie gehe ich jetzt vor?

Ob Sie nun weiterhin Programme wie Word oder Excel zur Erstellung von Angeboten, Rechnungen, etc. nutzen, ist Ihre Sache. Es gibt natürlich viel elegantere und praktischere Lösungen dafür, auch für Kleinunternehmer. Wichtig: Speichern Sie die Belege für die Buchführung NICHT im Word- oder Excel-Format. Denn die Speicherung in diesen Formaten und die Ablage zum Beispiel im Windows Explorer oder in einer Dropbox gelten als leicht veränderbar und sind deshalb nicht GoBD-konform. Wenn Sie Word und Excel unbedingt nutzen möchten, müssen Sie technisch und organisatorisch so aufgestellt sein, dass die erstellten digitalen Dokumente entweder gar nicht verändert werden können oder jeglicher nachträgliche Eingriff nachvollzogen werden kann.

Und wie mache ich das?

Es gibt verschiedene sehr effektive Möglichkeiten, damit Sie für die Zukunft in Sachen digitales Belegmanagement auf der sicheren Seite sind. Das gilt sowohl fürs Erstellen der Dokumente als auch für deren Speicherung. Was da alles geht und wie, das erläutern Ihnen mein Team und ich gerne im persönlichen Gespräch in einer unserer Kanzleien. Sprechen Sie mich einfach an! Und schauen Sie sich in einer ruhigen Minute vorher schon einmal an, ob das Thema Sie konkret betreffen könnte. Gemeinsam finden wir dann die richtige Lösung.