Wenn einer eine Reise tut, dann kann er was erstatten …

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Wenn einer eine Reise tut, dann kann er was erstatten … wenn er’s richtig macht

Ja, ja die Fahrtkostenerstattung … eine unendliche Geschichte, wenn es um Steuerersparnisse geht, oder? Und oft sind es letztlich die Urteile von Gerichten, die spannende Einblicke darin geben, was man eigentlich darf und was nicht. Was sind Reisekosten, die komplett von den Steuern abgesetzt werden können, und was ist plötzlich ein Arbeitslohn, der sehr wohl steuerpflichtig ist? Und wie halte ich hier was nach?

So bitte nicht!

Ein Urteil des saarländischen Finanzgerichts zeigt sehr schön auf, was ein echtes No go ist.

Da erstattet ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die Reisekosten. Die Beträge zahlt er steuerfrei aus. So weit, so schön. Und jetzt kommt das Aber: Nicht die Mitarbeiter haben die Reisekostenabrechnungen jeweils erstellt. Sondern der Unternehmer selber. Und auch nicht zeitnah, sondern immer erst am Ende des Monats. Da ist der Chef dann mal schön virtuell per Routenplaner die Strecken abgegangen und hat die Stundennachweise, Urlaubszettel, Übernachtungsbelege und so weiter im Nachhinein abgeglichen. Die jeweils getätigten Überweisungen sollten die Mitarbeiter dann noch schnell nachweisen, indem sie unterzeichnete Quittungen und Überweisungsbelege einreichten.

Mit Verlaub, aber: Was für ein nachträglicher Aufwand für Nüsse.
Denn das Finanzamt sagte: Nö, so aber mal gar nicht.

Sind dem einzelnen Mitarbeiter wirklich Aufwendungen entstanden? Hätten nicht Fahrgemeinschaften gebildet werden können? Und wenn ja, wer war überhaupt der Fahrer? Denn nur der kann Fahrtkosten geltend machen. Warum wurden die Einzelnachweise erst viel später angefertigt? Und weshalb wurden die Fahrtkosten nicht so ausgezahlt wie angegeben? Und … ja, und so weiter.

Das Ergebnis: Der Unternehmer durfte ordentlich Lohnsteuer nachzahlen.

Bitte so!

Merke: Fürs Finanzamt ist immer eines ganz entscheidend – es muss einen Vorgang zweifelsfrei nachprüfen können. Heißt also:

  • Der einzelne Mitarbeiter, der für das Unternehmen auf Reisen war, muss seine Reisekostenabrechnung direkt nach der Reise erstellen. Und Sie als Chef müssen diese vollständig aufbewahren. Und selbst, wenn Sie die Reisekostenabrechnung für ihn übernehmen – machen Sie es direkt nach dessen Reise und lassen sie die Abrechnung von ihm gegenzeichnen.
  • Die Aufzeichnungen müssen enthalten: Reisedauer und -weg, Einsatzort, gefahrene Kilometer, Höhe der Aufwendungen (Benzingeld/Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung, Parkgebühren, Nebenkosten)
  • Übrigens: Die ganzen Nachweise führen Sie neben dem Lohnkonto.
  • Und Sie rechnen bitte jede Reise einzeln ab!

Und dann ist alles soweit wasserdicht, und der komplett steuerlich absetzbaren Erstattung steht nichts im Wege.