Rechnung nur noch elektronisch?

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Rechnung nur noch elektronisch? Gerne! Aber richtig.

Auftrag fakturieren. Ausdrucken. Kuvertieren. Frankieren. Versenden.
Den Empfänger warten lassen. Unnötig Geld ausgeben. Papier verschwenden. Alles von gestern, wenn Sie wollen. Keine Frage: Die E-Rechnung hat nur Vorteile. Auch für den Empfänger, denn der kann die Daten viel leichter in seine Buchhaltungssoftware übernehmen als von der Papierversion.

Nur: Allein, weil die Rechnung nicht ausgedruckt, sondern zum Beispiel nur als pdf-Datei exportiert wurde, heißt das nicht, dass Sie bei der Ablage schludern dürfen. Ganz im Gegenteil.

Zehn Jahre aufbewahren – das gilt auch für digitale Daten

Ganz gleich, ob Sie E-Rechnungen versenden oder erhalten – Sie müssen Ein- wie Ausgangsrechnungen zehn Jahre lang aufbewahren. Wichtig: Die Aufbewahrungsfirst beginnt zum Ende des Kalenderjahres, in welchem die Rechnung ausgestellt wird. Gut zu wissen, denn faktisch kann die Frist dadurch fast elf Jahre betragen. Wieso? Ganz einfach: Sie versenden ab 10. Januar 2018 ihre Rechnungen elektronisch. Die Frist für die zehnjährige Aufbewahrungsdauer beginnt am 1. Januar 2019 und endet zehn Jahre später – am 31. Dezember 2028. Klar soweit?

Eine eigene Mailadresse für die Rechnungen einrichten

Zwanzig Mitarbeiter fordern jeweils eine Rechnung an und kriegen die dann an ihren jeweiligen Account geschickt. Sorry, aber: Da ist das Chaos doch vorprogrammiert. Beugen Sie dem vor! Richten Sie eine eigene Rechnungsmailadresse für Ihr Unternehmen ein, zum Beispiel rechnungen@mustermann.de. Teilen Sie nur diese Adresse Ihren Lieferanten mit. Und akzeptieren Sie auch nur Rechnungseinsendungen, die an diese Adresse gehen. Legen Sie dann bei Bedarf noch einen oder mehrere Unterordner an, in welchen Sie die Rechnungsmails zum Beispiel nach Absender geordnet ablegen.

Ganz wichtig: Ordnung halten!

So, jetzt bekommen Sie also elektronische Eingangsrechnungen. Und nu? Ordnung ist auch hierbei das halbe Leben. Also: Ein gesondertes und gut geschütztes Verzeichnis auf Ihrem Server für diese Rechnungen anlegen. Die Rechnungen dort ablegen. Und dafür sorgen, dass sie während der Aufbewahrungsfrist nicht nur lesbar, sondern auch maschinell auswertbar sind. Aha, und das bedeutet jetzt … was genau?

Es gibt natürlich eine eigene Vorschrift für diese Aufbewahrung. Und eine Formatvorgabe: GDPdU heißt die. Das steht für „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. Diesen müssen die abgelegten Rechnungen entsprechen. Und natürlich den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und DV-gestützter Buchführungssysteme.

Okay, und wie richte ich das alles ein? Am besten sprechen Sie mit Ihrem EDV-Verantwortlichen darüber. Er kann Ihnen auch die spezielle Archivierungssoftware einrichten, die das Aufbewahren von E-Rechnungen noch einmal vereinfacht.

Und Papierrechnungen?

Die können sie natürlich einscannen, so Sie noch welche erhalten. Zusätzlich aber müssen Sie sie wie bisher auch außerdem in Papierform archivieren. Wie gewohnt also. Nur, dass es mit der Zeit immer weniger werden dürften.