Nur noch kurz die Welt retten!

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Warum wir nur noch zweimal am Tag Mails abrufen. Und wie gut das allen tut.

Die Welt retten! 148 Mails checken! Die Textzeile aus dem Tim-Bendzko-Hit ist längst eine geflügelte Formulierung. Und wenn es bei denn mal 148 bliebe, oder?

Scheinbar wichtig? Richtig nichtig!

Ach, Sie haben gerade mal kurz aufgehört zu lesen und sind jetzt wieder eingestiegen? So so.
Wegen dieser megawichtigen Mail, schon klar. Die musste natürlich SOFORT beantwortet werden. War auch bestimmt richtig wichtig. Plopp! Ach, guck, da kommt schon die nächste. Ja ja, lesen Sie ruhig …

So, wieder am Start? Okay. Und wahrscheinlich haben Sie diesen Text noch mal von vorn angefangen, oder? Logisch, denn das scheinbar Wichtige war doch eigentlich ziemlich nichtig, hat Sie aber richtig abgelenkt. Von dem, was wirklich wichtig ist.

Ging uns auch so. Meinen Mitarbeitern und mir. Ständig ploppte irgendwo was auf, wollte SOFORT gelesen und beantwortet werden. Blöd war nur, dass wir immer weniger zu dem kamen, was eigentlich wichtig war. Denn für ein ausgeklügeltes Steuerkonzept und eine individuelle Beratung braucht man einfach auch mal drei, vier Stunden absolute Ruhe.

Nur zweimal Mails abrufen am Tag? Geht’s noch? Ja, und wie!

Die Ruhe haben wir jetzt. Denn seit Dezember 2017 rufen wir unsere Mails nur noch zweimal am Tag ab. Und das sagen wir unseren Mandanten auch. In etwa so:

Schönen guten Tag, wir haben Ihre Email erhalten.

Wir haben uns entschieden, im Rahmen eines Pilot-Projektes, das ständig wachsende E-Mail-Aufkommen zu kanalisieren. Unsere E-Mails werden wir daher bis auf weiteres in der Zeit von montags bis donnerstags um 11.00 Uhr und um 15.00 Uhr bzw. freitags um 11.00 Uhr aktiv abrufen und bearbeiten …

Ja, geht’s denn noch? Die wagen das bei dem Bahr VIER Stunden lang keine einzige Mail abzurufen? Und fangen überhaupt erst um 11 Uhr damit an?

Lass uns doch einfach mal … reden!

Richtig, das wagen die. Übrigens auch intern, so sieht es unser Pilotprojekt vor. Das hat technische Gründe. Und lauter Vorteile: Wir reden einfach wieder mehr miteinander. Mal am Telefon. Mal auf dem Flur. Mal im Büro. Klären einfache Dinge mit einfachen Worten.

Und wer kam jetzt bitteschön da drauf?

Ich selbst. Denn ich konnte es irgendwann auch nicht mehr lassen, dieses ständige Mal-eben-in-die-Mails-schauen. Ergebnis: Ich habe fest geplante Aufgaben, die ich mir für einen Tag vorgenommen hatte, nicht mehr vor 18 Uhr fertigbekommen, wenn überhaupt. Aber es geht hier bei weitem nicht allein um mich, sondern um meine Mitarbeiter. Ständig in die Mails schauen macht einen krank. Und dieser Pseudo-Druck, immer SOFORT antworten zu müssen, auch. Das haben wir abgeschafft.

Und was bringt das Ganze jetzt?

Eine ganze Menge. Zum einen werden die Mails konzentriert in einem Rutsch zweimal am Tag abgearbeitet. Zum anderen haben wir jeder gefühlt anderthalb Stunden Zeit am Tag gewonnen. Wir schaffen es wieder, wichtige, komplette Aufgaben und Projekte konzentriert zu Ende zu führen. Und wir schauen uns öfter in die Augen, anstatt uns gegenseitig mit Ein- bis Dreizeilern vollzumüllen.

Aber die Mitarbeiter und Mandanten fanden das doch sicher grenzwertig, nicht?

Nicht alle Mitarbeiter waren anfangs von dem neuen Konzept begeistert. Mancher wollte und will immer erreichbar sein. Aber insgesamt kommen wir damit richtig gut zurecht.

Und jetzt zu den Mandanten … tja … da hat natürlich … nicht einer gemeckert. Nicht einer. Ganz im Gegenteil. Die Reaktionen gehen eher in diese Richtung: Endlich traut sich mal einer, so konsequent zu sein! So was hätte ich bei mir auch gerne!

Aber … wenigstens aufs Handy gehen doch die Mails, stimmt’s?

Nee. Stimmt nicht. Schon lange nicht mehr. Für den Fall, dass ich mal unterwegs bin, gibt es eine Extramailadresse fürs Telefon, an die ausschließlich dringende Rückrufwünsche von Mandanten gehen.

Ja. Und jetzt?

… schwappt die ständige Informationsflut sonst wo hin, aber nicht mehr zu uns.
… arbeiten wir alle zufriedener und produktiver.
… ist Feierabend auch Feierabend und Wochenende auch Wochenende.
… sparen wir Zeit und Geld. Im Sinne unserer Mandanten.

Probiert es doch auch mal!