Papier ohne Ende? Nee: Ende mit Papier!

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Und täglich grüßt … der Postbote! Unterm Arm hat er neben den abonnierten Zeitschriften und ein paar Prospekten, Sie ahnen es: Einen schönen Packen Rechnungen. Ausgedruckt, fakturiert, frankiert … und einfach lästig. Sie nehmen den Packen entgegen, sind jetzt schon genervt, weil Sie oder Ihre Mitarbeiter den Kram gleich öffnen, abheften und die Umschläge wegwerfen müssen und fragen sich: Warum? Wir schicken doch unsere Rechnungen auch längst rein digital raus und importieren sie per Mausklick direkt in unsere Finanzbuchhaltung. Genauso wie die Bewegungen des Girokontos, die Kassendaten und anderes mehr. Warum machen das die anderen nicht? Gegenfrage: Warum nehmen Sie das hin?

Nein zur Papierrechnung

Den gesamten Prozess der Verarbeitung von Eingangsrechnung zu digitalisieren ist gar nicht schwer. Sie müssen gegenüber Ihren Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern nur darauf bestehen, dass sie Ihnen ausschließlich Rechnungen auf elektronischem Wege schicken. Zum Beispiel als pdf-Datei per Mail. Und Sie müssen klarmachen: Papierrechnungen bezahle ich ab sofort nicht mehr. Ihre Lieferanten werden schneller auf Digitalrechnungen umstellen, als Sie denken.

Ja zur eigenen Rechnungsmailadresse

Machen Sie es den Absendern einer Rechnung an Sie leicht – indem Sie eine eigene Mailadresse einrichten, an welche jegliche Rechnung an Ihr Unternehmen geschickt werden kann. Die Adresse kann zum Beispiel rechnung@ihrfirmenname.de heißen.

Ja zur praktischen Plattform

Rechnungen einsammeln? Von wegen – einsammeln lassen! Es gibt Tools, die vollautomatisch alle Sie betreffenden Dokumente aus entsprechenden Onlineportalen herunterladen und vollautomatisch in die Buchhandlung importieren. Monat für Monat, ohne, dass Sie dafür etwas tun müssen. Auch E-Mail-Rechnungen werden auf diese Weise weitergeleitet. Und natürlich können Sie Papierrechnungen (die wenigen, die Sie nach den oben genannten Maßnahmen noch bekommen werden) per Scanner oder Handy einpflegen. Bald müssen Sie das dann gar nicht mehr.

Ja zu vielen Vorteilen

Zeit ist Geld – wer das eine spart, spart auch das andere. Wussten Sie, dass die manuelle Bearbeitung einer einzigen Rechnung kumuliert mindestens 8 Euro kostet? Und wenn Sie die Buchhalter von größeren Unternehmen fragen, nennen die Ihnen noch ganz andere Zahlen. Vom Umweltgedanken mal ganz zu schweigen. Warum Toner und Papier verschwenden, wenn es gar nicht nötig ist?

Ja zur genauen Prüfung

Eins ist natürlich klar: Die Voraussetzungen der Vernichtung von Papierbelegen sowie Verfahrensdokumentation müssen Sie bei all dem natürlich im Blick behalten. Insbesondere für jene Rechnungen, die Sie bereits auf Papier erhalten und archiviert haben. Und in Zukunft heißt es: Alles digital!