Fass dich kurz. Schreibe klar. Bleibe freundlich Und du stichst heraus aus der E-Mail-Flut.

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Haben Sie mal gezählt? Wie viele Mails Sie an einem einzigen Arbeitstag geschrieben und bekommen haben? Die Londoner Marktforscher von der Radicati Group haben das gemacht. Auf exakt 121 Mails pro Büromitarbeiter kommen sie am Tag. Im Durchschnitt!

Ein großer Teil dieser Nachrichten besteht aus Spams, ein weiterer aus Mails, die kaum einer ganz lesen mag. Weil sie zu lang sind. Weil keiner den Betreff versteht. Weil sie total verschwurbelt formuliert sind. Und mal abgesehen davon, dass sich so manches Problem im direkten Gespräch (Genau, dabei sitzen zwei Menschen am Tisch und schauen sich in die Augen!) oder im Telefonat klären lassen, kann man es seinen Kollegen auch in einer Mail sehr einfach machen. Hier ein paar Tipps dazu.

Der Betreff: der Fluch der vielen AWs

Die erste Mail ist raus. Und dann? Sie ahnen es. Antwort Nummer eins, zwei, drei … siebzehn. Und im Betreff steht irgendwann: AW:AW:AW:AW:AW. Dabei hat das Thema zwischendurch längst gewechselt. Und keiner weiß mehr, worum es eigentlich ging. Deshalb: Spätestens nach der zweiten Antwort die Betreffzeile löschen und einen neuen Betreff einfügen. Und den bitte kurz halten. Nicht die halbe Mail schon da oben reinsetzen. Sondern zum Beispiel so: „Meeting morgen nicht um acht, sondern um neun“. Reicht völlig.

Die Gliederung: Kurz, strukturiert und relevant

Wer Texte am Bildschirm liest, macht das dreimal schneller, als wenn er Papier vor sich hat. Bedeutet auch meist: Er liest nicht jedes Wort. Fliegt eher über die Zeilen. Und die werden, gerade wenn die Mails mal wieder auf dem Smartphone gelesen werden, auch oft recht winzig angezeigt. Wenn Sie dann 1500 Zeichen ohne Absatz in eine Mail knallen, ist die Chance, dass der Empfänger genau das liest, was Ihnen wichtig ist … na sagen wir mal gering. Deshalb: Machen Sie spätestens nach zwei Textzeilen einen Absatz! Fetten Sie nur das, was wirklich wichtig ist. Und vor allem: Entscheiden Sie vorab, was thematisch wirklich relevant ist. Alles andere können Sie sich sparen.

Der Stil: Klar, freundlich und wertschätzend

Kurze Sätze mit einfachen Wörtern sind die halbe Miete. Denn wer eine Mail nur überfliegt, der nimmt, wenn sie einfach und klar formuliert ist, trotzdem das Wichtigste wahr. So viel zur Sprache. Und nun zum Ton, der die Musik macht. Sie kennen sicher die vielen Mails, die besser nie verschickt worden wären? In denen sich einer mal so richtig ausgeko … Sie wissen schon. Hatten wir alle schon. Man ärgert sich über etwas oder jemanden und jetzt sagt man demjenigen per Mail aber mal so richtig die Meinung. Schließlich hat der ja gerade auch so eine Mail geschickt, die gar nicht ging. Mein Tipp: Ja, schreiben Sie Ihre Frustmail! Ungefiltert! Hauen Sie alles rein, was Sie gerade ärgert. Das befreit. Wirklich! Aber schicken Sie diese Mail NIEMALS ab. Speichen Sie sie als Entwurf oder drucken Sie sie aus, lassen Sie ein paar Stunden ins Land gehen oder schlafen Sie eine Nacht drüber. So lange, bis Ihr Frust verraucht ist. Lesen Sie die Mail dann noch einmal, in aller Ruhe. Sie werden vermutlich drei Viertel des Umfangs rausnehmen und die meisten Formulierungen abmildern. Richtig so. Eine gute Mail ist, auch wenn es um Konflikte und Kontroversen geht, sachlich und wertschätzend. Immer. Vielleicht schicken Sie Ihre Mail auch gar nicht ab. Und greifen lieber zum Telefonhörer.

Die Emoticons: Total verzichtbar

Wie gesagt: Wertschätzend und freundlich soll es sein. Ein „Dankeschön für Ihre Nachricht“, ein „Wie geht es Ihnen?“, ein „sonnige Grüße“ an einem schönen Sommertag spielen auch in Mails eine wichtige psychologische Rolle. Aber Emoticons, jene lustigen kleinen bunten Bildchen, vom „Smiley“ bis zum „Daumen hoch“, haben im geschäftlichen Mailverkehr nichts verloren. Die brauchen Sie auch nicht, wenn Sie mit Ihren Worten schon eine freundliche Basis schaffen. Einzige Ausnahme: Wenn Sie selbst eine Mail mit Emoticons bekommen haben, können Sie auch welche einfügen. Aber ich würd’s lassen.